Il Garante ribadisce il legittimo interesse come base giuridica, ma vieta modalità invasive e richiede controlli sulla filiera. Il documento è parametro di compliance verificabile con effetti diretti sui contratti.
Cosa ha deciso il Garante
Il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato una versione aggiornata del vademecum dedicato al recupero crediti, documento di orientamento rivolto a creditori, società di recupero e operatori della filiera. L’Autorità ribadisce che il trattamento dei dati del debitore trova fondamento nel legittimo interesse del titolare ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del Regolamento (UE) 2016/679, senza necessità di consenso. Tuttavia, questa base giuridica non sana modalità operative scorrette e incontra il limite invalicabile dei principi dell’articolo 5, in particolare il canone di correttezza e il rispetto della dignità dell’interessato.
L’indicazione è rilevante perché elimina una pratica diffusa: quella di far sottoscrivere ai clienti un consenso al trattamento per il recupero. Tale consenso è errato e controproducente, perché prestato senza reale libertà di scelta e la sua revoca priverebbe il creditore della base giuridica dichiarata, costringendolo a un mutamento in corso di trattamento.
Le modalità vietate e la ratio del divieto
Il vademecum qualifica come illecite alcune prassi diffuse: visite domiciliari o sul luogo di lavoro che rendano palese la posizione debitoria; solleciti telefonici preregistrati privi dell’intervento di un operatore; avvisi di mora affissi sulla porta di casa o nelle aree comuni condominiali; buste recanti all’esterno diciture quali “recupero crediti”. Il filo conduttore è univoco: il divieto non colpisce il contatto in sé, ma la sua idoneità a rendere l’inadempimento conoscibile a soggetti estranei al rapporto obbligatorio. L’informazione sul debito è destinata al debitore e solo a lui; ogni modalità che ampli la platea dei destinatari costituisce comunicazione priva di base giuridica.
Le telefonate preregistrate sono problematiche sotto due profili. Chi risponde potrebbe non essere il debitore, e il sistema automatico non verifica l’identità prima di erogare il contenuto. Il messaggio può restare in segreteria, supporto accessibile a chiunque disponga dell’apparecchio. L’operatore umano, al contrario, può verificare preliminarmente l’identità prima di rivelare il motivo della chiamata, seguendo uno script che non menziona il credito fino all’identificazione.
I dati trattabili e le categorie escluse
Sono legittimamente trattabili i dati anagrafici, il codice fiscale, l’importo del credito, i recapiti forniti in sede contrattuale e i dati acquisiti da banche dati pubbliche, registri o fonti terze autorizzate. Il criterio sottostante è la minimizzazione: sono trattabili solo i dati necessari a identificare il debitore, quantificare la pretesa e raggiungerlo. Restano estranei al perimetro, salvo base giuridica specifica, i dati relativi alla salute, alle convinzioni, alla vita familiare o sessuale. La raccolta sistematica di contenuti dai social network per ricostruire abitudini e relazioni del debitore difficilmente supererebbe il test di necessità e proporzionalità. Non ogni dato pubblicamente accessibile è lecitamente utilizzabile: l’accessibilità di un registro non equivale a licenza generalizzata per qualsiasi finalità.
Cosa devono fare le imprese
I titolari devono avviare una mappatura puntuale nel registro delle attività di trattamento, distinto dalla gestione ordinaria e dalle segnalazioni ai sistemi di informazione creditizia, con indicazione di categorie di dati, destinatari, termini di conservazione e misure di sicurezza. Cruciale è la revisione della base giuridica nelle informative e nei contratti: ove il recupero sia erroneamente ricondotto al consenso, occorre procedere a correzione formale e aggiornamento, evitando il mutamento silenzioso. Il test di bilanciamento deve essere calibrato sulle modalità effettivamente adottate, non su un modello astratto, e deve esplicitare le misure di mitigazione: limiti di frequenza, fasce orarie, script di identificazione, procedure per i debitori che contestino la pretesa.
Sui contratti con le società di recupero: la nomina a responsabile deve contenere tutti gli elementi dell’articolo 28, paragrafo 3, del Regolamento, con istruzioni specifiche che vietino espressamente le prassi illecite, impongano plichi anonimi, prescrivano lo script telefonico e fissino i limiti di contatto. La sub-responsabilità deve essere disciplinata con indicazione nominativa della rete di esattori o con meccanismo di autorizzazione generale accompagnato da comunicazione preventiva delle variazioni. Occorre poi definire script e modelli di comunicazione: lo script telefonico con fase di identificazione priva di riferimenti al credito, le lettere senza diciture esterne rivelatrici, i messaggi di testo limitati a invito al contatto senza importo e causale.
La funzione del vademecum e la responsabilizzazione della filiera
Il vademecum non è un provvedimento prescrittivo, ma un documento di orientamento riconducibile alla funzione di promozione della consapevolezza dell’Autorità. Pur privo di efficacia vincolante, produce almeno tre effetti concreti: orienta la prassi riducendo il rischio di contestazione; modifica l’elemento soggettivo nella commisurazione della sanzione, perché dopo il vademecum l’argomento dell’incertezza interpretativa si indebolisce; costituisce parametro di riferimento nei giudizi civili risarcitori ai sensi dell’articolo 82 del Regolamento. L’Autorità richiede controlli periodici sull’operato dei terzi incaricati, attività che va oltre l’adempimento documentale: verifica preventiva dei requisiti del fornitore, monitoraggio continuo durante l’esecuzione basato su reportistica operativa e flusso dei reclami, verifiche periodiche in loco o documentali. Il reclamo non è mero riscontro ma fonte informativa per il controllo: l’andamento della tipologia dei reclami per singolo incaricato è indicatore immediato del rispetto delle istruzioni impartite.
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