Il DPO, acronimo di “Data Protection Officer,” è una figura professionale di estrema importanza all’interno di un’organizzazione o di un’azienda. Il suo ruolo principale è quello di verificare la conformità alla normativa vigente sulla protezione dei dati, ovvero al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Il DPO (o RDP – Responsabile della Protezione dei dati), agisce all’interno dell’organizzazione come supporto consulenziale, lavorando a stretto contatto con le diverse parti interessate.
DPO – Data Protection Officer
Le responsabilità del DPO includono la verifica ed il monitoraggio delle attività di trattamento dei dati personali, il supporto all’implementazione di politiche e procedure per la sicurezza dei dati, l’orientamento per i titolari dei trattamenti nella gestione delle richieste e nella collaborazione con le autorità di controllo in caso di violazioni dei dati. Il DPO ha inoltre un ruolo di consulenza all’interno dell’organizzazione, fornendo indicazioni sulle previsioni normative per un corretto trattamento dei dati personali.
È importante considerare che il DPO non è solo un consulente nel senso tradizionale, ma un professionista o meglio un team di consulenti con competenze ed esperienze multidisciplinari, esperti nella normativa relativa alla protezione dei dati personali. Uno dei suoi compiti è la verifica che l’organizzazione rispetti i diritti delle persone e protegga adeguatamente le informazioni da potenziali rischi e violazioni.
Il responsabile della protezione dei dati (c.d. RPD), conosciuto meglio con il nome di DPO che sta per “Data Protection Officer”, può essere sia una persona fisica che giuridica che supporta le organizzazioni pubbliche o private nella protezione dei dati personali. Ciò include anche la possibilità che il singolo o il team DPO possano trovarsi già dentro l’organizzazione o essere consulenti esterni.
Il DPO, è una figura professionale introdotta dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) del 2016/679, pubblicato per la prima volta sulla Gazzetta Ufficiale europea L. 119 il 4 maggio 2016 (poi aggiornato alle rettifiche pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea 127 del 23 maggio 2018), anche se poi è diventato pienamente operativo e quindi cogente dal 25 maggio 2018, contemporaneamente in tutti gli stati membri.
Il DPO quindi è un professionista con competenze legali, informatiche, gestionali e analitiche, che ricopre un ruolo strategico all’interno di qualsiasi azienda, sia essa di natura pubblica o privata. Per ovvie ragioni quindi tale mansione meglio si addice ad un team multidisciplinare di esperti in materie multidisciplinari che possano offrire il proprio apporto nel loro specifico settore di specializzazione.
l DPO viene incaricato di informare ed offrire consulenza in merito agli obblighi derivanti dal GDPR e può essere un soggetto interno o provenire dall’esterno all’organizzazione. Sempre più spesso la funzione del DPO è svolta da un fornitore esterno visto la delicatezza del ruolo che rende l’assegnazione di una risorsa interna non possibile oppure non appropriata.
La professione di Data Protection Officer ha acquisito una certa importanza ed è destinata a crescere ancor di più nei prossimi anni. Già oggi, dopo solo pochi anni di applicazione della GDPR, la professione di DPO è diventata tra le figure più ricercate.
Quali sono le mansioni del DPO?
Il DPO verifica che l’organizzazione titolare sia conforme alle normative applicabili in materia di protezione dei dati personali. I suoi compiti sono meglio specificati all’art. 39 del GDPR ed a tal fine, deve:
- Informare e consigliare l’organizzazione presso la quale svolge le sue funzioni, nonché i dipendenti di quest’ultima. Egli accompagna le aziende nel profondo cambiamento di digitalizzazione di processi organizzativi che inevitabilmente implica un uso massivo di dati personali.
- Controllare il rispetto del regolamento e del diritto nazionale in materia di protezione dei dati personali, in particolare per quanto riguarda il rispetto dei principi di liceità dei trattamenti attuati e il rispetto dei diritti delle persone interessate.
- Assicurarsi che l’organizzazione effettui un’analisi d’impatto sulla protezione dei dati, ove ne ricorrano i presupposti, ed esprime un parere sulla corretta esecuzione della stessa
- Essere disponibile a supportare il titolare del trattamento per rispondere alle richieste degli interessati, con specifico riferimento all’esercizio dei loro diritti.
- Conciliare la cooperazione con l’autorità di controllo locale.
Il DPO può anche, supportare il titolare, che solitamente costituisce l’ufficio privacy aziendale, nel tenere aggiornato il registro dei trattamenti dell’organizzazione.
Il DPO è quindi una figura essenziale e altamente raccomandata, spesso obbligatoria secondo quanto previsto dal GDPR, per supportare un’organizzazione nel rispetto delle previsioni normative vigenti in materia di protezione dei dati personali.
Il DPO assiste l’organizzazione nella sua conformità alle norme di riferimento e nel suo mantenimento nel tempo.
Ciò consiste in:
- Aiutare l’organizzazione a definire il perimetro da proteggere e mappare i suoi trattamenti;
- Supportare il titolare nella valutazione dei rischi derivanti dai trattamenti;
- Verificare che le misure di mitigazione adeguate per protezione dei dati vengano intraprese in base al contesto e ai rischi derivanti dai trattamenti;
- Consigliare il titolare nell’adozione di procedure interne per governare i trattamenti dei dati personali, nonchè nella gestione delle eventuali richieste di esercizio dei diritti e nella gestione delle violazioni (c.d. data breach);
- Supportare il titolare a documentare la conformità dell’organizzazione, in modo che in caso di controllo, essa possa facilmente dimostrare la sua conformità alle normative applicabili.
Per semplificare il monitoraggio e la verifica dei diversi processi in seno all’organizzazione, spesso complessa di un titolare, il DPO può anche fare affidamento su diversi sistemi applicativi software per la conformità al GDPR di cui i titolari possono dotarsi.
Competenze ed esperienza per svolgere la professione di DPO
Il ruolo di Data Protection Officer (DPO) come detto è fondamentale per supportare il titolare a perseguire la conformità alla normativa vigente in materia diprotezione dei dati personali. Tuttavia, prima di nominare un DPO, è essenziale assicurarsi che la persona scelta soddisfi determinati requisiti. Si parla essenzialmente di:
- Competenze
- Esperienza
- Indipendenza
Vediamo nello specifico di cosa si tratta.
Competenze richieste
Per essere un DPO efficace, è necessario possedere una serie di competenze specifiche:
Conoscenza approfondita delle leggi
Un DPO deve avere una conoscenza approfondita delle leggi sulla protezione dei dati personali. Queste leggi possono variare da paese a paese, quindi è essenziale essere al corrente delle normative locali e internazionali.
Conoscenza dell’organizzazione interna
Il DPO deve comprendere a fondo l’organizzazione interna dell’azienda in cui lavora. Questo include la struttura gerarchica, i processi aziendali e le operazioni che coinvolgono la gestione dei dati personali.
Conoscenza dei sistemi informativi
Un aspetto cruciale del ruolo del DPO è la conoscenza del funzionamento dei sistemi di telecomunicazione, dei sistemi informativi e della sicurezza (c.d. cybersecurity). Questo consente di essere in grado di valutare la sicurezza dei dati e consentire la conformità alle leggi sulla privacy.
Competenze in materia di formazione
Le leggi sulla protezione dei dati sono in continua evoluzione. Di conseguenza, il DPO deve impegnarsi a mantenere costantemente aggiornate le proprie competenze attraverso la partecipazione a corsi di formazione e l’approfondimento costante ed essere capace di assicurarsi che i concetti e le prassi per la protezione dei dati siano trasferiti ai soggetti autorizzati che trattano i dati per conto del titolare.
Esperienza
Accessibilità alle informazioni
Il DPO deve poter accedere facilmente alle informazioni rilevanti all’interno dell’organizzazione. Questo include documentazione sulla gestione dei dati e politiche aziendali. Per consentire che ciò accada è necessario definire dei flussi informativi che vadano dalle unità organizzative aziendali verso il DPO.
Disponibilità e tempo
Svolgere il ruolo di DPO richiede tempo e dedizione. È importante che il DPO abbia il tempo necessario per svolgere le proprie mansioni in modo accurato e completo.
Risorse materiali ed umane
Il DPO deve disporre delle risorse materiali e umane necessarie per gestire le questioni legate alla protezione dei dati. Questo potrebbe includere disporre di un team multidisciplinare a supporto delle proprie attività, avere assegnato un budget per attività auditing specifico e magari avere un sistema di monitoraggio automatico dei fattori chiave per l’aderenza alla normativa specifica.
Indipendenza
Un aspetto fondamentale del ruolo di DPO è l’indipendenza. Il DPO non deve essere influenzato da conflitti di interesse o da istruzioni gerarchiche.
Conflitto di interessi
Il DPO non può avere conflitti di interesse, ad esempio, non può svolgere contemporaneamente altre funzioni all’interno dell’organizzazione che possano compromettere la sua indipendenza. Ad esempio il responsabile dell’ufficio legale o il responsabile dei sistemi informativi non potrebbero essere anche DPO in quanto non potrebbero essere terzi rispetto al controllo dell’operato dell’ufficio legale e dei sistemi informativi.
Assenza di istruzioni gerarchiche
Il DPO non deve ricevere istruzioni gerarchiche che possano influenzare il suo giudizio indipendente.
La posizione in azienda del Responsabile della Protezione dei Dati deve essere sufficientemente rilevante per non essere soggetta all’imposizione di direttive aziendali nelle svolgimento della sua mansione.
Obbligo di riservatezza
Il DPO è tenuto a mantenere la massima riservatezza riguardo alle informazioni e alle attività svolte nel contesto del suo ruolo.
Nomi e Ruoli Simili
Il concetto di Data Protection Officer è noto anche nel mondo anglosassone con diverse denominazioni, tra quelle più note e ricorrenti troviamo:
- Chief Privacy Officer (CPO)
- Privacy Officer
- Data Security Officer
Indipendentemente dalla denominazione adottata, il ruolo del DPO rimane fondamentale per perseguire la piena aderenza alla normativa vigente in materia di protezione dei dati e per promuovere una cultura aziendale improntata alla sicurezza e alla tutela dei dati personali.
Con la piena cogenza del Regolamento Europeo 2016/679, la normativa vigente ha consolidato ed ufficializzato la figura del Responsabile della Protezione dei Dati e del Data Protection Officer, rispettivamente anche conosciuti con gli acronimi RPD e DPO.
Ruolo e caratteristiche del DPO
Quali sono le principali caratteristiche del DPO?
Il Data Protection Officer ha conoscenze legate a più campi di applicazione, fornisce pareri e richiede informazioni, mantiene se stesso e gli altri costantemente aggiornati e cerca sempre di agire prevenendo trattamenti non conformi al GDPR. Analizziamo in breve ciascuna caratteristica del lavoro svolto dal DPO.
Verifica dei trattamenti
La responsabilità principale del DPO consiste nella verifica e valutazione delle misure di mitigazione dei rischi implementate dal titolare nei trattamenti dei dati personali, con l’obiettivo di verificare l’aderenza alle previsioni della normativa europea e nazionale sulla privacy. Il ruolo del Responsabile della Protezione dei Dati è quello di vigilare sul rispetto delle prassi relative alla sicurezza e alla riservatezza dei dati personali.
Il DPO ha competenze Multidisciplinari
Per svolgere efficacemente il suo compito, il DPO deve possedere una vasta gamma di competenze multidisciplinari. Deve essere a conoscenza delle leggi sulla privacy e dei regolamenti applicabili, nonché deve avere capacità di comunicazione e di indagine. Ovviamente deve essere in grado di valutare i rischi legati al trattamento dei dati e di supportare il titolare a sviluppare strategie per mitigarli. Ovviamente tali competenze spesso sono presenti con maggiore specializzazione in un team di professionisti.
Collaborazione con l’Organizzazione
Il DPO non agisce in modo isolato ma collabora strettamente con tutte le unità aziendali coinvolte nella gestione dei dati personali. Questa cooperazione è fondamentale per consentire una corretta implementazione delle politiche di protezione dei dati e per supportare il titolare a rispondere in modo efficace alle richieste degli interessati.
Monitoraggio Costante
Un altro aspetto cruciale del lavoro del DPO è il monitoraggio costante delle attività di trattamento dei dati del titolare. Questo implica la revisione periodica delle procedure e delle politiche aziendali per assicurare che siano allineate alle normative vigenti, nonché dei trattamenti in atto sia all’interno dell’organizzazione sia all’esterno, affidati ai responsabili del trattamento.
Il DPO è un Ruolo Preventivo
Il DPO svolge un compito preventivo, contribuendo a evitare potenziali violazioni dei dati personali prima che esse avvengano e ad affrontare tempestivamente eventuali incidenti sui dati. La sua attività di monitoraggio e verifica è fondamentale per ridurre i rischi di incidenti sui dati e delle possibili conseguenti sanzioni e danni reputazionali per le aziende.
DPO: è obbligatorio o facoltativo?
Quali organizzazioni hanno l’obbligo di nominare un DPO? La designazione del Data Protection Officer (DPO), come richiesto dall’articolo 37 del GDPR, è obbligatoria in tre casi:
1. Se il trattamento dei dati personali è condotto da una pubblica amministrazione;
2. Quando le attività principali dell’organizzazione implicano trattamenti che richiedono il “monitoraggio regolare e sistematico” degli interessati su larga scala.
3. Quando le attività principali dell’organizzazione coinvolgono il trattamento su larga scala di dati “sensibili” (o, in altre parole, di “categorie particolari di dati”) o dati “giudiziari” (cioè dati personali relativi a condanne penali e reati).
Il GDPR utilizza termini generici e indeterminati come “larga scala”, ma il Gruppo di Lavoro articolo 29 (WP29) in materia di protezione dei dati personali (noto come WP29) ha fornito alcune linee guida importanti su questi concetti. Tuttavia, queste linee guida non risolvono completamente tutti i dubbi interpretativi.
È importante notare che il WP29 è stato sostituito dall’European Data Protection Board (EDPB), il comitato europeo per la protezione dei dati. L’EDPB è un organismo indipendente dell’Unione Europea che contribuisce a garantire l’applicazione coerente delle norme sulla privacy in Europa e promuove la cooperazione tra le autorità per la protezione dei dati dell’UE.
In ogni caso l’analisi della previsione o meno della figura del Responsabile delle Protezione dei Dati in seno ad una organizzazione deve essere redatta per iscritto ai fini dell’accountability, considerando fattori oggetti e non soggettivi.
Domande Frequenti sul DPO
Le competenze chiave di un DPO includono la conoscenza delle leggi sulla protezione dei dati, la comprensione dell’organizzazione aziendale e la conoscenza dei sistemi informativi. Un Responsabile della Protezione dei Dati deve essere dotato di anche di soft come l’empatia, la capacità comunicativa, l’intuito, la capacità di analisi ed il problem solving.
Essere indipendente come DPO significa non essere influenzato da conflitti di interesse o da istruzioni gerarchiche e poter agire in autonomia (es. avendo un budget a disposizione).
Le competenze chiave di un DPO includono la conoscenza delle leggi sulla protezione dei dati, la comprensione dell’organizzazione aziendale e la conoscenza dei sistemi informativi. Un Responsabile della Protezione dei Dati deve essere dotato di anche di soft come l’empatia, la capacità comunicativa, l’intuito, la capacità di analisi ed il problem solving.
Il DPO, Data Protection Officer o RPD, Responsabile della Protezione dei Data è un professionista o un team di professionisti di cui il titolare si dota per avere supporto e consulenza relativamente alle previsioni della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e sulle migliori prassi per il rispetto di tali norme.
Il DPO supporta il titolare ed il personale dallo stesso incaricato nel comprendere le attività necessarie per aderire alle previsioni normative e ne verifica il rispetto.
Chiunque abbia una conoscenza ed un’esperienza multidisciplinare in materia di protezione dei dati personali.
Tutte le pubbliche amministrazioni e le organizzazioni che trattano dati su larga scala e particolari categorie di dati come i dati relativi alla salute o a reati e condanne.